In deze blog kijken we naar de voordelen hiervan. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Mogelijk heb je een geïntegreerd systeem zoals een ERP-systeem geïmplementeerd. Echter, vaak schieten deze systemen tekort op het gebied van planning. Het is daarom essentieel om je ERP-systeem te verbinden met je planningssoftware. Immers, het doel van een ERP-systeem is een naadloze integratie voor de bedrijfsvoering.
1. Het bespaart tijd
Het koppelen van systemen leidt primair tot tijdbesparing. Vóór de koppeling functioneerde het planningsysteem vaak geïsoleerd, zoals in Excel, waarbij data handmatig uit HRM werd overgezet.
Wanneer de planning gereed is, moet deze worden gedeeld. In veel bedrijven gebeurt dit via bellen, e-mails of apps. Voor grotere bedrijven vergt dit een gerichte inspanning van de planner omdat niet iedereen meteen bereikbaar is of berichten direct bekijkt.
Echter, met een geïntegreerde planning software worden taken vereenvoudigd. Zo wordt bij een nieuwe toevoeging in het HRM-systeem de data automatisch gesynchroniseerd met het planningsysteem. Elke projectwijziging of toevoeging wordt direct naar de betreffende medewerker gecommuniceerd, of er nu een update is of niet.
2. Een systeemkoppeling voorkomt fouten
Een cruciaal voordeel van systeemkoppeling is het minimaliseren van fouten. Handmatige invoer in de projectplanning kan leiden tot missers, zoals typefouten of verkeerd geplaatste data. Dit kan resulteren in problemen zoals verkeerd geboekte uren of incorrecte instructies voor collega's.
Dergelijke fouten zijn niet alleen hinderlijk voor medewerkers, maar ook voor klanten, die van groot belang zijn voor de continuïteit van het bedrijf. Het nakomen van klantafspraken, zoals op tijd en plaats aanwezig zijn en het correct factureren, is essentieel.
Met geïntegreerde planning software worden deze fouten aanzienlijk verminderd. Alle relevante klantinformatie, zoals details, tijden en prijzen, worden nauwkeurig gesynchroniseerd door de koppelingen.
3. Wijzigingen in projecten worden automatisch bijgewerkt
Het koppelen van je planning software zorgt als derde voordeel voor continu bijgewerkte gegevens in alle softwarepakketten. Zonder deze koppeling kunnen er vertragingen ontstaan bij gegevensupdates tussen systemen.
Stel, een planner voegt een project toe vanuit een aanvraag. Dit wordt doorgegeven aan de teamleden. Maar wat als de klant een wijziging doorgeeft en niet iedereen direct bereikbaar is? Dan is het onzeker of de update tijdig bij iedereen bekend is.
Met een geïntegreerde planning software, gekoppeld aan communicatietools zoals Teams of Slack, worden dergelijke obstakels geëlimineerd. Elke projectwijziging wordt real-time gedeeld met de relevante teamleden.
4. Jouw klantenservice wordt nog beter
Het vierde voordeel van systeemintegraties is de versnelde klantenservice. Door je CRM te verbinden met je planning software, kun je verkoopkansen vlot omzetten in projecten.
Zonder deze integraties kunnen processen stroperig en ingewikkeld worden. Bijvoorbeeld, als een verkoper een deal sluit, maar vertraagd is in de communicatie naar de planner, ontstaat er vertraging in de opvolging.
Met geïntegreerde systemen wordt het proces tussen klantacquisitie en facturering aanzienlijk geoptimaliseerd. Koppelingen zorgen ervoor dat projecten direct in de planning worden opgenomen, klanten automatisch bevestigingen ontvangen en teamleden meteen de juiste instructies krijgen. Dit allemaal met slechts enkele klikken. De integraties handelen de rest af.
5. Het koppelen van planningssoftware maakt je bedrijf schaalbaar
Als je bedrijf groeit en je planningssysteem staat op zichzelf, is het koppelen met andere software een verstandige zet voor schaalbaarheid.
Zonder deze integraties, wanneer bijvoorbeeld het aantal accountmanagers toeneemt, zal ook de behoefte aan planners stijgen, aangezien elke taak handmatig wordt bijgewerkt.
Maar met een geïntegreerd planningsysteem zijn er minder planners vereist. Ze kunnen zich dan volledig richten op hun hoofdtaak: het effectief plannen van projecten, ongeacht of het gaat om één of honderden opdrachten.
Conclusie
Integratie van je planning software biedt tal van voordelen: tijdsbesparing, foutreductie, actuele gegevens, snellere klantenservice en schaalbaarheid voor bedrijfsgroei. Door taken te automatiseren, verschuift de focus van dagelijkse operationele activiteiten naar tactische overwegingen.
Met een tactische aanpak krijgen medewerkers een breder perspectief, alsof ze aan de rand van een bos staan in plaats van er middenin. Dit biedt een helder overzicht, bevordert diepgaande analyses en verbetert de besluitvorming. Zo kun je proactief reageren op veranderingen, klanten effectiever van dienst zijn en blijf je de concurrentie altijd een stap voor.
